先前受命趕製百年校慶的慶祝活動海報,其中幾張公文上有一小部分預算的資料(我這麼小咖,當然看不到全部),像是那些實驗室要負責什麼內容,海報要印多少張,攤位要搭多少個,然後要花多少錢,在我看來,那些錢花下去辦一場絢麗的百年校慶是沒問題,但就像是煙火一樣,放完了對學校也沒什麼幫助。說真的,我寧願把這些錢拿去把那棟看起來不像完工的『科技大樓』弄得更接近完工一點,而不是對外說那是『清水混凝土』,因為那表面粗糙到不像是清水混凝土(粗造到安藤忠雄看到也許會哭吧)。或許錢沒那麼多,不夠把科技大樓的一樓外牆全部修飾完,但至少把那部猶如大怒神的電梯給修好吧?這電梯已經被抱怨很久了,之前都只聽別人說電梯好恐怖,沒想到前幾天還真的遇到,電梯突然停在六樓,按鈕全部失效,然後樓層顯示器出現『Out of Service』,還好當時電梯門還沒關,趕緊衝出電梯,不然都不知道會被困在電梯裡多久。事後聽說:最右邊那部電梯的左邊的樓層按鈕不能按,否則三部電梯會全部『重置』,就那一天我實際的經歷是:沒錯,三部電梯都失效了,但是不是因為左邊的按鈕引起則不得而知,有趣的是,如果真是這樣,為何沒有任何告示貼在那裡,免得校外人士不小心觸碰到呢?喔~別問我,這種事只有三個人知道,上帝、撒旦還有一個我不知道XD

  在學校已經待了11個年頭,從青澀的大學新生開始,到現在想趕快畢業的老博士生,對行政單位的印象,除了『軍訓室』和『衛生保健組』還不錯之外,剩餘的印象都是:開開心心去,怒氣衝天回。這可不只是我這個『零品』學生這麼覺得,連系上請的『九品』行政助理都被行政單位氣個半死。之前跟一位離職的助理聊天,她過去曾在中央級的單位服務過,開會時面對的都是部會級的長官,但她都不會覺得這些長官難搞,但來學校才不到二個禮拜,她突然有種『這些人才幾職等,到底在囂張什麼啊?』的感覺,每次跑公文都是一種對EQ的磨練。聊完天後過沒多久,這位效率非常好的行政助理找到更好的地方,另謀高就了。最近幾天,在新來的行政助理MSN暱稱上出現:『電子公文系統到底哪裡有效率了?』,看來又是被有著優良傳統的行政單位磨練過好幾次EQ了。說起來這很丟臉,學校有設計學院,也有電資學院,電子公文系統卻幾乎是每個行政助理都喊爛的系統,嗯~但別怪到這些學院頭上,系統完全不是他們開發的,系統哪來的,別問我(後面請參考上段結尾)。我想建築系的老師看到行政大樓前地面貼的地磚,恐怕也有同樣想法,那地磚不只腳踏車無法騎,連走路都很難走。

  會突然在部落格對學校碎碎唸,是這幾天,老師轉了封信說配合學校經費執行進度(可以解釋成把沒花完的預算花完嗎?),有一筆『設備』預算,問我們實驗室有缺什麼設備嗎?處理中所看到一些怪事有感而發。自從唸博班後,才開始幫忙處理設備採買的事情,但預算其實沒很多,要買好一點的伺服器(例如可以擺進機架的1U伺服器)或UPS也買不起,只好拿一般個人電腦當伺服器用。加上我跟老師都是『沒壞就不必換』精神的擁護者,實驗室裡還有很多已經過了汰換年限卻依舊在服役的設備,電腦慢歸慢,就當成是『寫有效率程式』的訓練,就算是如此,我還是常被學校莫名的規定搞得很煩,更別說那些人的態度。奇怪的規定很多,像是單品超過1萬元才能列為設備,沒超過就不能以設備名義買,所以要幫電腦(伺服器)加才幾千元的記憶體或是硬碟,不能以設備費支出。幾年前,學院有一筆突然冒出來的設備費(這種突然冒出的經費很常出現),那時候我看實驗室不缺電腦,但有很多14"且過汰換年限好幾年的小液晶螢幕,想說寫程式時最需要的就是大螢幕,加上為了讓單品超過1萬元,我於是問能不能買22"的液晶螢幕(當時共同採購契約報價裡只有22"超過1萬),結果秘書竟然在電話裡說:『買超過1萬元的螢幕會不會太奢侈了?』,聽完一整個火大,要嘛說能買,要嘛說不能買,有需要說這種話來酸嗎?對於只拿電腦來打公文和上網的人,22"確實沒啥用,但我也不會對著這些人說用22"會不會太奢侈了這種話,但寫程式時,大螢幕確實是有幫助的,我不知道哪裡奢侈了?但...好...我是小孬孬,我只有火大在心裡,沒在電話裡跟祕書吵起來,最後螢幕是買到了,卻是一肚子氣。

  說到公文,我就想起系上的某實驗室,因為常常幫老師跑公文,還寫了一個網站,上面詳述各種公文流程要怎麼跑,要準備什麼東西,怪的是,這不是學校應該公布的嗎?為什麼是學生自己用試誤法整理出來的,更別說那網站還要不時更新,如果公文流程中某個環節換了一個人,流程可能就改變了。即使流程沒變,還是會遇到怪事,之前到澳洲發表paper,要申請機票跟研討會註冊費補助,於是我先去學院『恭敬地(是的,我是小孬孬)』問要填什麼公文(當時電子公文系統尚未上線),結果秘書(別懷疑就是那位秘書)淡淡地說:『你們系上不是很多人辦過嗎?你可以去問那些人...』,最好我是神通啦!我還知道系上不同實驗室的那些學長學弟出國發表過paper,而且有申請這個補助,顯然這位秘書不想說,我只好回實驗室問問看誰有申請過,終於讓我找到一個學長請教,照他說的流程我開始跑公文X,但就在某一個關卡,那位A小姐要求我付上Y,怪了學長沒說要付Y啊!於是我又回實驗室準備了Y,跑到另外一個關卡,又被要求付上Z,於是我又開始跑Z公文流程,在跑Z公文流程時,遇上B人員請假,要我下禮拜再來,我看著Y公文上某一欄:『職務代理人』時心裡納悶:請問誰是B的職務代理人?過了一個禮拜我又去了一次,結果B還在請假中,於是我就問有職務代理人嗎?某個人C從Cubicle探出頭來說:有什麼事嗎?我把公文遞給他麻煩他蓋個章,他看完公文淡淡地說:等B回來再請B蓋章。是的,我又火大了...在心裡,原來這就是所謂的植物代理人(無誤)!於是X連同Z公文,我花了三個禮拜跑完,超級超級有效率的。

  回到剛剛說的設備預算,說多不多,說少不少,大約2萬元,翻開共同契約採購報價,可以買台不錯的電腦,但要加台螢幕恐怕會超過,問題是實驗室不缺電腦啊!想來想去,之前為了國科會DVB-H的計畫,買了幾台Android平板電腦,好將寫好的程式deploy到實際的硬體上測試,DVB-H的案子順利結束了。最近老師跟學生在構思一些新的idea,是一個跨平台的idea,但實驗室沒有非Android平台的環境,想說買台iPad吧!我原本以為這沒什麼,結果從老師的信中得知,之前買平板電腦時,會計室對於教學單位買平板電腦有些意見,所以這次要買iPad恐怕沒辦法,我的天啦!難不成要把iPad寫成『iOS嵌入式平台程式開發工程板』才能夠買嗎?這可以說是開發iPad應用程式最低的成本了,其他的X code或是Mac我們自己想辦法,沒想到這樣會計室也有意見。難怪有次meeting時,Ch老師會說:每次跟學校談產學合作計畫都會被氣死,人家出錢的公司都沒意見了,就學校會有一脫拉庫的意見。

  整個行政單位就是一堆paper work,paper work還是好聽的說法,我沒說像腥聞一樣是製造業,早上又收到新年度計畫的工時紀錄表,自從某校被國科會發現人事費用有問題,學校開始要求填工時紀錄表,這是最可笑的paper work,我們既是學生又是國科會專案的開發人員,很多人的論文就是專案開發的成果,所以工時紀錄該怎麼記?50%屬自己的論文時間,50%屬於國科會的時間?還是100%屬於國科會?最後,是依照國科會給予碩士研究生和博士研究生的費用上限,每個人憑良心填寫。我在想,開發WiMAX專案時,那時候還沒要求要填工時紀錄表,如果真要填紀錄表,學弟連續好幾個禮拜在實驗室幫其他子計畫debug到凌晨四、五點,這要填在工時紀錄表嗎?

  寫了這麼多,累了,要把行政單位如何磨練我的EQ說完,恐怕要寫上好幾天的日記。我很感謝這幾年來的行政助理,如果沒有她們,光是跑公文就會讓我的EQ不升反降。我只能說未來畢業了,我還是以這學校為榮,但如果晚輩問我推不推薦進這所學校念書時,我會回答:『這學校有不少好的老師,也可以學到不少紮實的學問,但千萬別當實驗室的雜務,如果真被老師指定了,要有被有著優良傳統的行政單位訓練EQ的心理準備!』

  ps. 我都刻意把文章中的人用代號表示了,所以別問我是哪間學校有如此優良傳統的行政單位,我還想畢業,不想被蓋布袋,路人請自己從文中的線索推理吧!

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  • Kurt Hsu
  • 心有戚戚焉~不能同意你更多了~
  • mouson
  • 怎麼辦!我竟然全懂耶~XD
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